Equipar una nueva oficina no es poner computadores sobre los escritorios el día de la inauguración. La sede debe recibir equipos correctos, usuarios identificados, accesorios completos, conectividad probada y un plan para que la operación antigua y la nueva convivan durante la transición. Una lista de cantidades sin logística puede dejar una oficina lista físicamente, pero sin capacidad real de trabajar.

Este checklist está pensado para una apertura o traslado con fecha definida. Puede usarlo tanto si compra como si alquila equipos; en ambos casos conviene convertir la fecha de apertura en entregables verificables.

Defina el alcance antes de pedir equipos

Primero determine quién se trasladará, quién se contratará y qué puestos permanecerán en la sede anterior. La cantidad de escritorios no siempre coincide con la cantidad de computadores: puede haber trabajo híbrido, puestos compartidos, salas, recepción, bodegas o áreas que necesiten tabletas, impresoras o lectores.

Trabaje hacia atrás desde la apertura

La fecha de apertura es el último punto del plan. Desde allí, ubique las actividades que deben terminar antes y agregue margen para resolver diferencias. No es necesario imponer los mismos días a todos los proyectos; sí es necesario que cada tarea tenga un responsable y un criterio de aceptación.

Evite que la mudanza borre la continuidad

Si la sede anterior seguirá operando, no retire todos los equipos antes de comprobar que la nueva funciona. Planee una ventana de traslados, un grupo mínimo de puestos de respaldo y un procedimiento para recuperar archivos y accesos. La transición puede ser gradual: algunos equipos se trasladan primero, otros se mantienen activos hasta validar el nuevo puesto.

• Defina qué usuarios son críticos y cuál es su alternativa temporal.
• Confirme respaldo y disponibilidad de la información antes del traslado.
• Marque equipo, usuario, escritorio y nueva ubicación.
• Conserve el plan de retorno si la conexión o el acceso fallan.
• Programe el retiro de equipos antiguos solo después de la aceptación.

Checklist de instalación en la sede

1. Dirección exacta, contacto, horarios y restricciones de ingreso.
2. Planos o indicaciones de pisos, salas, puestos y zonas de recepción.
3. Mesas, sillas, energía, tomas y puntos de red disponibles.
4. Wi-Fi, cableado, VPN, impresoras y servicios que debe validar el equipo interno.
5. Lista de equipos por usuario, seriales, accesorios y ubicación.
6. Pruebas de inicio de sesión, aplicaciones, correo, navegadores y periféricos.
7. Registro de faltantes, daños o cambios para cerrar antes de la apertura.

La instalación de equipos no sustituye la configuración de servicios de red o aplicaciones que pertenezcan a la empresa. Defina qué hace el proveedor y qué debe preparar el equipo interno. Esa separación evita que una falla de conectividad se confunda con una falla del computador.

Prepare una matriz de excepciones

En toda apertura aparecen cambios: una contratación se adelanta, un usuario requiere otra configuración o un mueble llega tarde. En vez de resolver cada caso por chat sin dejar rastro, use una matriz con solicitud, impacto, responsable, decisión y fecha. Así puede saber qué cambia la cantidad o el costo.

¿Comprar o alquilar para la apertura?

La decisión depende de la permanencia de la sede, la certeza de la plantilla, el presupuesto y la capacidad interna para administrar los equipos. El alquiler puede facilitar una apertura con demanda temporal o cambiante, pero no elimina la necesidad de definir perfiles, fechas, responsables y procedimiento de devolución.

RentaComputo trabaja con alquiler B2B de computadores de escritorio, portátiles, tabletas, impresoras, escáneres, videobeams, servidores y lectores de código de barras. También puede contemplar transporte, instalación, soporte remoto o en sitio, mantenimiento, equipos de respaldo, antivirus y accesorios según el alcance. Confirme en la cotización qué aplica a su ciudad y sede.

Criterios de aceptación antes de abrir

Una sede no está lista porque los equipos estén encendidos. Defina una aceptación mínima por puesto: el usuario correcto puede iniciar sesión, la aplicación principal abre, la red funciona, los periféricos están completos y el espacio permite trabajar. Para salas o áreas especiales, agregue una prueba propia.

Guarde la lista firmada o aprobada y convierta las novedades en tareas con fecha. Esto permite abrir la sede con una operación controlada, incluso si quedan ajustes menores que no bloquean el trabajo.

Defina también el canal de soporte para el primer día y el responsable de recibir los reportes. Si varias áreas informan la misma novedad por canales distintos, se pierde el orden de atención. Un único registro de incidencias ayuda a priorizar lo que bloquea la apertura frente a los ajustes que pueden esperar.

Después de la primera jornada, haga una revisión breve con usuarios y TI. Los comentarios sobre puestos, accesorios o ubicación pueden convertirse en ajustes para la siguiente sede.

Registre esos aprendizajes en el inventario y el plan de soporte.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo pedir los computadores?

Cuando ya tenga definidos perfiles, cantidades, fecha, ubicación y configuración. La anticipación exacta depende del alcance, pero esperar a la semana de apertura reduce el margen para corregir diferencias.

¿Debo trasladar todos los equipos el mismo día?

No necesariamente. Un traslado por etapas puede proteger la continuidad, siempre que exista un inventario claro y una fecha de cierre para cada grupo.

¿Quién valida que el equipo quedó listo?

Defina un responsable de TI o del área usuaria y use una lista de aceptación por puesto. El proveedor puede instalar, pero la empresa debe confirmar sus aplicaciones, accesos y red.

¿Qué pasa con los equipos de la sede antigua?

Registre si se trasladan, se mantienen como respaldo, se devuelven o se reasignan. No cierre el inventario anterior hasta comprobar la operación de la nueva sede.

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