Cuando Recursos Humanos confirma nuevas contrataciones, Finanzas necesita una cifra y TI necesita equipos. Esta guía permite construir un presupuesto preliminar en menos de diez minutos usando un rango público de $120.000 a $220.000 COP por portátil empresarial al mes.

Calculadora rápida mensual y anual

No todos los empleados necesitan el mismo computador

Divida la plantilla por perfil antes de pedir precio. Sobredimensionar 100 equipos puede costar millones; subdimensionarlos puede generar pérdidas de productividad.

Ejemplo mixto para 50 empleados

Suponga 35 perfiles administrativos a $150.000 COP, 10 analíticos a $210.000 y 5 estaciones especializadas a un supuesto editorial de $450.000. El presupuesto sería $9.600.000 COP al mes: $5.250.000 + $2.100.000 + $2.250.000. El valor de estaciones especializadas es solo un supuesto para planificación y debe sustituirse por una cotización real.

Rubros que debe separar

• Canon recurrente por equipo.
• Alistamiento e imagen corporativa.
• Entrega, recolección y logística nacional.
• Periféricos: monitores, docks, teclados, mouse y maletas.
• Licencias y sistema operativo.
• Soporte, mantenimiento y equipo de reemplazo.
• Seguro, deducibles y cargos por daño.
• Aumento o reducción de equipos durante el contrato.

Tres reservas para evitar sobrecostos

1. Reserva de crecimiento: modele entre 5% y 10% de nuevas posiciones, pero no alquile capacidad ociosa sin una fecha probable.
2. Reserva de logística: separe ciudades, domicilios y fechas; la última milla puede cambiar el costo.
3. Reserva de configuración: presupueste los perfiles de alto rendimiento por separado para que no eleven innecesariamente toda la flota.

Plantilla para enviar al proveedor

“Necesitamos [cantidad] equipos para [ciudades], con inicio el [fecha] y plazo de [meses]. Perfiles: [cantidad] administrativos, [cantidad] analíticos y [cantidad] especializados. Incluya canon antes y después de IVA, alistamiento, transporte, soporte, SLA de reemplazo, periféricos, condiciones por daño y reglas para aumentar o reducir unidades”.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería presupuestar para 50 portátiles?

Como referencia preliminar, entre $6 y $11 millones COP mensuales, antes de validar impuestos, configuración, plazo y servicios.

¿Conviene pedir todos los equipos con la misma configuración?

La estandarización simplifica soporte, pero puede causar sobrecosto. Agrupe por dos o tres perfiles reales.

¿Debo presupuestar equipos de respaldo?

Pregunte si el proveedor incluye reemplazo y en qué tiempo. Tener unidades ociosas propias no siempre es necesario.

¿Cómo proyecto nuevas contrataciones?

Cree escenarios base, +5% y +10%, y confirme si el contrato permite aumentar o disminuir unidades sin penalizaciones desproporcionadas.

Envíe a RentaComputo la cantidad, perfiles, ciudades y fechas. Con esos cuatro datos podrá recibir un presupuesto aterrizado a su operación.